MAKALAH
Manajemen Kantor dan Informasi
Dengan organisasi dan koordinasi yang baik, para pekerja akan dapat mengetahui tentang tugas-tugas serta tanggung jawab mereka. Kepala kantor juga mempunyai beban tugas untuk mengoorgansir dan mengkoordinir fungsi kantor dengan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan, sebab pekerjaan kantor adalah fungsi pelayanan.
C. Pengawasan
Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan apakah pekerjaan sudah di laksanakan, menilai dan mengoreksi supaya pekerjaan dapat terlaksana sesuai dengan rencana.
Tujuan akhir dari pengawasan adalah menjamin agar kegiatan-kegiatan kantor dilaksanakan secara efisien dan baik.
Ada 4 langkah dalam pengawasan :
1) Menentukan standart.
2) Memonitor kerja.
3) Membandingkan hasil kerja dengan standartyang telah di buwat, untuk menentukan adanya penyimpangan.
4) Bila terjadi penyimpangan, manajer harus bias menentukan penyebab dan juga di tuntut untuk bias memperbaikinya.
Tiga alat pokok untuk kepala kantor mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubunganya dengan pekerjaan kantor :
- Standart Biaya
3 faktor dalam pengawasan standart biaya :
a) Biaya stadart (Standart cost) : yaitu data yang menunjukan apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.
b) Biaya sesungguhnya (Actual Cost) : yaitu data yang menunjukan biaya sesungguhnya.
c) Pembandingan antara biaya standart dengan biaya sesungguhnya : yaitu dalam perbandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan antara kedua macam biaya tersebut, sehingga lebih mudah untuk di awasi.
Dalam menentukan standart biaya sangat erat hubunganya dengan masalah waktu, jadi masing-masing tugas haruslah memperhatikan waktu, begitu pula dalam memperhitungkan biaya standartnya.
- Proyeksi Beban
Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas-batas jam kerja standart per minggu, seberapa jauh ketetapan waktu yang bisa dicapai. Dapat terjadi bahwa waktu yang sesungguhnya dicapai lebih besar, daripada waktu yang di proyeksikan, dapat pula erjadi sebaliknya dimana waktu yang sesungguhnya di capai kurang dari apa yang di proyeksikan.
- Penyusunan Anggaran
Dasar dalam penyusunan anggaran pengluaran untuk administrasi dengan cara : merubah jam kerja standart ke dalam rupiah standart atau (jam x upah).
Tambahan rupiah standart setiap minggunya akan menentukan jumlah biaya tenaga kerja langsung yang akan direncanakan untuk tahun mendatang.
Sifat-sifat informasi
a) membantu dalam pencapaian tujuan
informasi dapat membantu dalam mencapai tujuan yang diharapkan,misalnya : menekan biaya-biaya,pembayaran upah yang layak, dll.informasi tersebut sangat di perlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada masing masing bagian.
b) Memberikan pelayanan pada bagian lain
Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu bagian ke bagian yang lain dalam perusahaan. Contoh : Bagian produksi, didalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan informasi-informasi dari bagian penjualan dan bagian keuangan.
c) Tersebar keseluruh bagian perusahaan
Informasi ini tersebar di seluruh Bagian yang ada dalam perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Selain itu informasi tersebut juga diperlukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan dalam perusahaan
d) Mmemberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba perusahaan
Peranan dari sifat informasi ini sangat menonjol bilamana informasi yang diperlukan itu di arahkan untuk mempertimbangkan pengeluaran-pengeluaran perusahaan. Kalau informasi yang diperlukan untuk menekan/mengurangi biaya sangat kurang sehingga pengeluaran tetap tinggi, maka akan terjadi bahwa keuntungan yang di capai tidak dapat di tingkatkan.
Fungsi-fungsi manajemen kantor
Manajemen kantor di sebut juga manajemen kantor yang merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen, perusahaan yang tidak mampu mengelola ken]butuhan informasi, pada umumnya dapat mengalami kesulitan, dan disini fungsi-fungsi kantor meliputi :
(proses manajemen)
(kepemimpinan)
a. Perencanaan
Perencanaan berarti menetapkan tujuan dan cara terbaik untuk mencapainya. Perencanaan merupakan kegiatan yang sangat penting dilakukan sebelum kegiatan di mulai karena tanpa perencanaan yang baik mustahil suatu tujuan dapat di capai dengan baik.
Satu hal yang perlu di ingat dalam pembuatan perencanaan kantor adalah bahwa pekerjaan bukanlah merupakan suatu kehendak inisiatif sendiri, melainkan di persiapkan untuk melayani kepentingan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Dalam perencanaan, kepala kantor harus dapat mengikuti perusahaan-perusahaan dalam suatu pekerjaan dan membuat persiapan-persiapan untuk menjaga kelangsungannya
Ø Macam-macam perencanaan :
1. Rencana jangka panjang
2. Rencana jangka menengah
3. Rencana jangka pendek
| 5 W + 1 H |
b. Pengoragnisasian dan pengkoordinasian
Setaelah menetapkan tujuan dan pengembangan rencana tahap selanjutnya adalah pengorganisasian dan pengkoordinasian. Seorang manajer harus bisa mengidentifikasi sumber-sumber daya yang dimiliki dan mengelolanya dengan baik sehingga bisa di pakai untuk melaksanakan rencana.
Pengorganisasian dan pengkoordinasian meliputi pengklasifikasikan dan pembagian pekerjaan melalui cara-cara sebagai berikut :
1. Menentuka aktivitas kerja yang perlu di kerjakan secara spesifik untuk mencapai tujuan organisasi
2. Pembagian tugas-tugas tertentu menurut urutan / struktur yang masuk akal
3. Memberikan tugas tersebut pada orang / bagian yang tepat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar