PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

PENGANTAR  ILMU ADMINISTRASI

DAN MANAJEMEN

Ilmu  Administrasi:

q  Masih muda

q  Persoalan administrasi

q  Saling mempengaruhi

q  Keterbatasan kemampuan

q  Kemampuan

q  Faktor fisik

q  Keharusan bekerja sama

Administrasi:

• Segenap proses penyelengaraan usaha kerja sama  manusia untuk memenuhi  kebutuhan  atau tujuannya, telah dikenal  dengan istilah administrasi.
• Sejak zaman dulu:  piramida,  pagar tembok di Tiongkok, candi borobudur.
• Sejak saat itu administrasi sudah ada.

Administrasi sbg Ilmu=

Applied science (ilmu terapan kehidupan sehari-2)  

→berkembang dengan cepat seirama perkembangan teknologi, belum tentu memenuhi harapan masyarakat.

Ilmu  Administrasi:

q  Lahir : dibutuhkan masyarakat

q  Cukup lama  diperjuangkan oleh pendirinya

q  Kurangnya tokoh-tokoh:          The Liang Gie, Siagian,       Prayudi  Atmosudirjo

q  Perlu dikembangkan dan dibina.

Masalah yg dihadapi  dlm pembinaan Administrasi:

q  Masih dijumpai beraneka ragam  arti administrasi  baik dlm literatur & percakapan

q  Pemakaian istilah: administrasi  - manajemen

Masalah yg dihadapi

q  Keaneka ragaman istilah:

Ø  Ketata laksanaan: FE UI

Ø  Manajemen: UGM

Ø  Kepemimpinan: LAN

Ø  Pembinaan: HANKAM

q  Kedudukan administrasi dan cabang-cabangnya.

Pentingnya administrasi dalam kegiatan usaha kerja sama=

• Pembangunan Nasional:
• Pelaksanaan tak ditunjang administrasi yang baik;
• Kegagalan, kegagalan, kemacetan;
• Tak terdapat kaitan antara perencanaan dan pelaksanaan,
• Karena lemahnya administrasi.

• Manusia berusaha
• Hasil yang maksimal
• Pengorbanan sekecil mungkin
• Harus mengadministrasikan kegiatan
• Penerapan efisiensi.

Beberapa pendapat=

•      Charles A. Beard: untuk abad ini tak ada yang lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradap  tergantung kemampuan membina  dan mengembangkan filsafat administrasi, yang mampu memecahkan masalah modern.

•      Prayudi: Tidak ada orang yg sukses jika ia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai  bekerja sama dengan orang lain. (harus pandai manajemen, organisasi dan tatausaha) → unsur administrasi. 

Pendapat ttg administrasi=

•      S.P.Siagian: Abad sekarang adalah abad administrasi, karena  keputusan di bidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain  hanya akan ada artinya  jika keputusan  tersebut terlaksana  dengan efisien dan efektif.

Kesimpulan: Kerjasama apapun yang dilakukan oleh manusia  mulai dari yang paling sederhana sampai yang paling kompleks, baik dilakukan oleh swasta, pemerintah, maupun negara  hanya dapat berhasil  jika ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik.

Pengertian Administrasi:

•      Administration: Ad + ministrare        

–     melayani, membantu, pemberian jasa.

•      Administrasi: usaha membantu, mengarahkan semua kegiatan  dalam mencapai tujuan yang sudah ditentukan. 

•      Administrasi: Tata Usaha (Indonesia)

•      Adminsitratie (Bld) → Administrasi

Istilah-istilah:

•      Administer→ pembantu, abdi, kaki tangan, penganut

•      Administratio→ pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pengelolaan, pemerintahan;

•      Administro→  membantu, mengabdi, memelihara, memimpin, mengemudikan, mengatur,

•      Administrator→ pengurus, pengelola, pemimpin

Administrasi dalam arti  sempit=

• Setiap penyusunan keterangan  secara sistematis  dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh   suatu ikhtisar mengenai keterangan  dalam keseluruhan  dalam hubungannya satu dengan yang lainnya.

• Pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan  yang berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis, surat menyurat,  dan mencatat, membukukan  setiap perubahan yang terjadi.

• Perbuatan tulis menulis, catat mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan  bahan keterangan  yang diperlukan  dalam setiap kegiatan.

• Tatausaha: pengelolaan data dan informasi  yang keluar masuk ke suatu organisasi yang terdiri dari:
• Penerimaan, pencatatan,  pengklasifikasian,  pengolahan, penyimpanan,  pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi  dan data secara tertulis  yang diperlukan organisasi.

Dapat dirangkum dalam:

• Koresponden/surat menyurat: aktivitas tentang  pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman hingga sampai ke alamat yang dituju.
• Ekspedisi: aktivitas pencatatan  informasi yang dikirim dan diterima.
•  Pengarsipan: penyimpanan secara sistematis, sehingga dengan mudah ditemukan jika diperlukan kembali.

Administrasi dalam arti luas=

à Administratie (Bld) → administrasi (tata usaha), sempit

à Administration (Ing) → administrasi, arti luas.

• Dwight Waldo: suatu bentuk daya upaya  manusia yang kooperatif yg mempunyai tingkat rasionalitas  yang tinggi.

• Siagian: keseluruhan proses kerja sama  antara dua orang atau lebih  yang didasarkan  atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

• The Liang Gie: segenap rangkaian  kegiatan penataan  terhadap pekerjaan yang dilakukan sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan yang:

• Dilakukan oleh sekelompok  orang (dua atau lebih).
• Berlangsung  dalam suatu kerja sama;
• Dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditentukan.

Mengapa berkelompok?

• Memenuhi kebutuhan
• Kodrat manusia
• Mencapai tujuan
• Mempunyai keterbatasan
• Mempengaruhi dan dipengaruhi

Berbagai kebutuhan?

• Kebutuhan Fisiologis
• Kebutuhan keamanan
• Kebutuhan Sosial
• Kebutuhan Harga diri
• Kebutuhan Aktualisasi diri

Alasan berkelompok (Gipson) ?

• Pemuasan kebutuhan
• Kedekatan dan daya tarik
• Tujuan kelompok
• Alasan ekonomi

Teori terbentuknya kelompok=

• Teori tukar menukar
• Thibaut & Kelly 1959: melakukan interaksi & membentuk kelompok  melalui tukar menukar & daya tarik antara imbalan & biaya.
• Teori kesamaan sikap
• Newcomb, 1961.Tertarik membentuk kelompok karena sikap yang sama
• Prinsip saling melengkapi:
• Winch, 1958. membentuk untuk saling melengkapi.

Jenis kerja sama:, berdasarkan??

• Pelaku: individu & organisasional
• Bentuk: formal & tidak formal
• Daya ikat: sukarela, terpaksa
• Waktu: sementara, periodik, terus menerus
• Kepentingan:ekonomi, politik, sosial
• Lingkungan wilayah: lokal, nasional, regional, internasional

Pembagian kerja=

• Bukan kerjasama administratif: keluarga, kerumunan,  tontonan,
• Pembagian kerja berdasarkan kepentingan, 
• Kerjasama administratif jika dilakukan pengaturan  pembagian kerja  yang berlangsung dalam organisasi.

Pentingnya kerja sama: (Sutarto)

• Orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan ketangkasan, spesialisasi,
• Orang yang sama tak bisa berada di 2  tempat pada saat yang sama,
• Orang tak bisa melakukan pekerjaan  dua hal pada saat yang sama.
• Pengetahuan & keahlian begitu luas,  seseorang tak mungkin mengetahui lebih banyak kecuali  sebagian kecil saja.

Tujuan Organisasi=

1 .Memperoleh laba

2. meningkatkan ke sejahteraan

3. Memberi pelayanan

Tujuan Individu=

1. Memenuhi Kebutuhan
2. Memberi pelayanan

Wujud proses, kegiatan=

Menata, rangkaian proses yang berwujud:

• Merencanakan
• Memutuskan
• Menyusun
• Mengatur
• Mengurus
• Memimpin
• Mengarahkan
• Membimbing
• Menselaraskan
• Mengendalikan
• Mengawasi, dll.

Administrasi (kesimpulan)

•     Administrasi →segenap rangkaian kegiatan  penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

•     Tujuan → bisa bermacam-macam

•      Sifat kerja sama: bermacam-macam

•     Tugas/susunan orang: bermacam-macam

•     Rangaian kegiatan berlainan

•     Selalu ada kegiatan penataan: mengarahkan pencapaian tujuan.

Administrator:

• Rangkaian kegiatan penataan  sebagai suatu kebulatan  menjadi fungsi seorang  yang berkedudukan  sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama  atau kepala organisasi.

• Administrasi sebagai kegiatan penataan merupakan fungsi penunjang  terhadap kegiatan substantif atau pekerjaan pokok, pekerjaan induk.

Universitas → sarjana

v  Pekerjaan pokok:

Ø   mengajar

Ø  Menguji

Ø  Melakukan penelitian

Ø  Mengadakan pengabdian masyarakat

v  Pekerjaan penunjang:

Ø  Membagi tugas mengajar

Ø  Menyusun jadwal kuliah

Ø  Menyusun jadwal ujian.

→→